GDPR

Informacja dla naszych partnerów biznesowych: 
     
Grupa firm Nilfisk przechowuje i wykorzystuje dane kontaktowe osób, z którymi się kontaktuje, oraz innych odpowiednich pracowników naszych globalnych partnerów biznesowych, a także odpowiednie informacje na temat naszych inwestorów.

Sposób wykorzystywania tych informacji reguluje  rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO). W ramach RODO informacje na temat osób są nazywane danymi osobowymi i mają szeroki zakres: danymi osobowymi są wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby — nazwisko, numer konta bankowego, zdjęcie. Zbieranie, wykorzystywanie, przechowywanie i udostępnianie informacji nazywane jest przetwarzaniem danych.

RODO obowiązuje wszystkie firmy z Grupy Nilfisk z siedzibami w UE, które przetwarzają dane osobowe osób zamieszkałych w dowolnym miejscu na świecie. Obowiązuje ono również firmy z Grupy Nilfisk z siedzibami poza UE, które prowadzą działalność w UE i przetwarzają dane osobowe osób zamieszkałych na terenie UE. RODO nie obowiązuje, kiedy firma z Grupy Nilfisk spoza UE przetwarza dane osobowe osób zamieszkałych poza UE.

Jaki rodzaj danych osobowych partnerów biznesowych przetwarza Nilfisk i dlaczego przetwarzamy te dane?

Klienci, w tym ich doradcy i inni przedstawiciele, np. radcy prawni:

Nilfisk przetwarza następujące rodzaje danych osobowych pracowników naszych klientów:

- nazwiska, tytuły zawodowe i stanowiska,
- adresy IP,
- adresy służbowe i inne dane kontaktowe, np. numery telefonów i adresy e-mail.

Podstawa prawna przetwarzania zgodnie z RODO:

Nilfisk przetwarza te dane osobowe jako dostawca, aby komunikować się z klientami w celu:  
- Wypełniania swoich zobowiązań umownych i korzystania ze swoich umownych praw; 
- Wypełniania zobowiązań prawnych jako dostawca, np. przekazywania informacji do administracji podatkowej, administracji celnej, instytucji - zajmujących się BHP i ochroną środowiska oraz instytucji wykonawczych ;
- Rozwiązywania problemów prawnych wynikających z relacji biznesowych.

Ponadto firma Nilfisk przetwarza te dane z powodu uzasadnionego zainteresowania:
- Utrzymywaniem i poszerzaniem relacji z klientami w celu dostarczania im produktów i świadczenia usług,
        w tym napraw i konserwacji;
- Regularnym przekazywaniem potencjalnym klientom informacji na temat produktów i usług firmy Nilfisk, np. w formie biuletynów informacyjnych;
- Ulepszaniem funkcjonalności strony internetowej Nilfisk i poprawą doświadczeń użytkowników za pomocą plików cookie;
- Spontanicznymi kontaktami handlowymi i, po uzyskaniu uprzedniej zgody, bezpośrednim przesyłaniem informacji marketingowych;
-Tworzeniem statystyk i innych ogólnych, zanonimizowanych informacji w celu doskonalenia produktów i usług.

Nilfisk przechowuje dane tak długo, jak długo jest to konieczne z punktu widzenia operacyjnego lub prawnego, a mianowicie:

-Przez maksymalnie dziesięć lat, jeżeli trwają kontakty w ramach relacji biznesowych;
- Do momentu otrzymania od użytkownika polecenia usunięcia jego danych, co zostanie wykonane z wyjątkiem danych, których przechowywanie - jest niezbędne z uzasadnionych przyczyn, np. księgowości
        lub z powodu wymogów prawnych;
- Przez maksymalnie dziesięć lat po zakończeniu faktycznego lub potencjalnego sporu prawnego z udziałem klienta.

Firma Nilfisk uzyskuje dane osobowe od klientów, pracowników Nilfisk i np. z książek telefonicznych lub od agentów zarządzających danymi.

Aby dowiedzieć się więcej na temat otrzymywania biuletynów informacyjnych lub bezpośrednich informacji marketingowych, kliknij tutaj.

Dostawcy, w tym ich doradcy i inni przedstawiciele, np. radcy prawni:

Nilfisk przetwarza następujące rodzaje danych osobowych pracowników naszych dostawców:

- nazwiska, tytuły zawodowe i stanowiska,
- adresy służbowe,
- inne dane kontaktowe, np. numery telefonów i adresy e-mail.

Podstawa prawna przetwarzaniaNilfisk przetwarza te dane osobo we jako klient, aby komunikować się z dostawcami w celu: 

- Wypełniania swoich zobowiązań umownych wobec dostawców i korzystania ze swoich umownych praw; 
- Wypełniania zobowiązań prawnych jako klient, np. przekazywania informacji do administracji podatkowej, administracji celnej, instytucji - zajmujących się BHP i ochroną środowiska oraz do  instytucji wykonawczych;
- Rozwiązywania problemów prawnych wynikających z relacji biznesowych.

Ponadto firma Nilfisk przetwarza te dane z powodu uzasadnionego zainteresowania utrzymywaniem i poszerzaniem relacji z dostawcami w celu uzyskiwania od nich produktów i usług, w tym napraw i konserwacji. 

Audyty dostawców: Od potencjalnych dostawców poszukujących możliwości dostarczania swoich produktów firmie Nilfisk wymaga się, w ramach systemu zakupów Ariba, odpowiedzi w ramach audytu na pytania dotyczące ich wcześniejszej i bieżącej działalności, sprawdzające zgodność z prawem (antykorupcyjnym, kontrolującym handel zagraniczny, dotyczącym konkurencji i ochrony danych) oraz zagadnień związanych ze społeczną odpowiedzialnością przedsiębiorstw (CSR). ​Pytania dotyczą np. przypadków naruszenia obowiązujących praw, w tym sankcji handlowych, lub oficjalnych śledztw, a także przestrzegania przepisów i norm w dziedzinie CSR.  

Ponadto firma Nilfisk otrzymuje i przetwarza raporty od zewnętrznych firm świadczących usługi audytorskie, raporty z audytów dostawców i innych partnerów biznesowych, które dotyczą kwestii zgodności z prawem i ryzyk związanych z CSR, np. rejestrów kar sądowych, informacji z mediów oraz ogólnej reputacji publicznej.

Po rozpoczęciu relacji biznesowych firma Nilfisk monitoruje przestrzeganie przez swojego partnera obowiązujących praw, np. praw antykorupcyjnych, a także przestrzeganie zapisów umowy.

Monitorowanie audytu może zawierać dane osobowe najważniejszych osób powiązanych z partnerami biznesowymi.

Podstawy prawne przetwarzania danych w ramach audytów i monitorowania:

- Firma Nilfisk ma istotny i uzasadniony interes w znajomości historii potencjalnych partnerów biznesowych przed zawarciem umów, aby
        móc prawidłowo oceniać ryzyka prawne i związane z reputacją;
- Firma Nilfisk ma również istotny i uzasadniony interes w posiadaniu świadomości ryzyk prawnych lub związanych z reputacją, na które może zostać  narażona w wyniku naruszenia praw, norm postępowania lub zobowiązań umownych przez partnerów biznesowych;
- Umowy z partnerami biznesowymi zawierają zobowiązania do przestrzegania przepisów prawa i norm postępowania; 
-Firma Nilfisk musi znać ryzyka prawne wynikające z historii partnerów biznesowych i trwających działań w ramach relacji z firmą Nilfisk w związku
        z potencjalnymi lub faktycznymi roszczeniami prawnymi, obejmującymi również roszczenia ze strony instytucji wykonawczych i innych agencji - rządowych w sprawie np. naruszenia przepisów antykorupcyjnych, sankcji handlowych lub zasad konkurencji;
- Powyższe interesy mają znacznie większe znaczenie niż prywatne interesy poszczególnych osób.
- Wyniki audytu uzyskane od stron trzecich są przechowywane jako informacje poufne,  dostępne jedynie pracownikom i doradcom stron trzecich,  np. radcom prawnym, dla których ta wiedza jest niezbędna.

Firma Nilfisk przechowuje dane tak długo, jak długo jest to konieczne z punktu widzenia operacyjnego lub prawnego, a mianowicie:

- Przez maksymalnie dziesięć lat, jeżeli trwają kontakty w ramach relacji biznesowych;
- Do momentu otrzymania od użytkownika polecenia usunięcia jego danych, co zostanie wykonane z wyjątkiem danych, których przechowywanie - jest niezbędne z uzasadnionych przyczyn, np. księgowości, lub z powodu wymogów prawnych (UWAGA: usunięcie danych może oznaczać, że - relacje biznesowe zakończyły się i nie będzie dalszych kontaktów); 
- Przez maksymalnie dziesięć lat po zakończeniu faktycznego lub potencjalnego sporu prawnego z udziałem dostawcy.

Firma Nilfisk uzyskuje dane osobowe od dostawców i pracowników firmy Nilfisk.

Inni partnerzy biznesowi, np. doradcy, konsultanci, agenci, potencjalni partnerzy:

Nilfisk przetwarza dane osobowe stron trzecich tego rodzaju w taki sam sposób jak dane klientów i dostawców oraz w takich samych celach handlowych, umownych i prawnych. Zgodnie z wymogami prawnymi niektórzy najważniejsi doradcy znajdują się na wewnętrznych listach osób posiadających wiedzę na temat wrażliwych informacji biznesowych firmy Nilfisk. 

Udostępnianie i przekazywanie danych:

Firma Nilfisk udostępnia dane partnerów biznesowych osobom, którym ta wiedza jest niezbędna w ramach organizacji Nilfisk oraz niektórym podmiotom przetwarzającym dane. 

Klienci: Dane klientów będą zazwyczaj dostępne w następujących miejscach firmy Nilfisk:

- własny kraj klienta,
- terytorium Unii Europejskiej,
- Stany Zjednoczone,
- Indie.

Firma Nilfisk udostępnia również dane osobowe zewnętrznym sprzedawcom swoich produktów na danym obszarze, aby umożliwić im kontakt z klientami w sprawach związanych z działalnością biznesową. Usługę tę można wybrać tutaj.

Dostawcy, inni partnerzy biznesowi: Dane są dostępne dla wszystkich firm z Grupy Nilfisk na całym świecie oraz, o ile nie uzgodniono inaczej, dla właściwych zewnętrznych partnerów biznesowych. Listę krajów można zobaczyć tutaj.

Informacje ogólne: Firma Nilfisk udostępni odpowiednie niezbędne dane stronom trzecim zaangażowanym do wspierania działań firmy Nilfisk, np. działań w zakresie księgowości, logistyki, ubezpieczeń, kontroli jakości, doskonalenia produktów i usług, monitorowania lojalności klientów. Firma Nilfisk przesyła i/lub udostępnia dane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)  zgodnie ze standardowymi umowami UE dotyczącymi przesyłania danych zawartymi z odbiorcami danych stosownie do potrzeb. Dane są udostępniane firmom z Grupy Nilfisk, podmiotom przetwarzającym dane i firmom świadczącym usługi komunikacyjne i inne. Kraje spoza EOG, do których dane mogą być przesyłane lub w których mogą być dostępne za pośrednictwem systemów w chmurze: LINK DO LISTY.

Inwestorzy:

Zgodnie z duńskim prawem i zasadami narzuconymi przez giełdę NASDQ firma Nilfisk  prowadzi rejestr akcjonariuszy wszystkich inwestorów obejmujący nazwiska, adresy, tytuły, dane kontaktowe, liczby posiadanych akcji, zgodnie z informacjami przekazanymi przez poszczególnych inwestorów. Dane są przetwarzane przez zewnętrzny podmiot przetwarzający dane, a dostęp do rejestru ma niewielka liczba pracowników firmy Nilfisk z działu finansowego i prawnego. Dane są usuwane w ciągu kilku dni po zbyciu akcji przez akcjonariusza firmy Nilfisk.

Inwestorzy indywidualni zamierzający uczestniczyć w zebraniach akcjonariuszy podają podmiotowi przetwarzającemu dane firmy Nilfisk swoje nazwiska i nazwiska swoich gości. Dane te oraz numer rejestracji uczestnictwa są przechowywane przez podmiot przetwarzający dane nie dłużej niż przez pięć lat od zebrania, a następnie są usuwane. Inwestorzy mogą również uczestniczyć w kwartalnych webinariach, korzystając ze swoich nazwisk i adresów e-mail. Dane te są usuwane po maksymalnie pięciu latach od nawiązania połączenia. Dostęp do tych danych mają w obu przypadkach jedynie pracownicy firmy Nilfisk związani z tymi wydarzeniami.

Uniwersytet Nilfisk:

Osoby wnioskujące o odbycie szkolenia dotyczącego produktów Nilfisk za pośrednictwem Uniwersytetu Nilfisk (NU) w procesie zgłaszania się wyrażają zgodę na przetwarzanie określonych danych związanych z zapisami, szkoleniem, testami i ocenianiem. Ich dane są dostępne dla pracowników firmy Nilfisk związanych ze szkoleniem i księgowością oraz dla odpowiednich zewnętrznych podmiotów przetwarzających dane w UE, USA i Indiach, a także dla ich pracodawców, którzy mogą być klientami firmy Nilfisk. Więcej szczegółów dotyczących przetwarzania danych znajduje się w materiałach dotyczących zgłoszeń oraz innych materiałach NU. 

Państwa prawa dotyczące danych osobowych

RODO, tam gdzie ma zastosowanie, przyznaje pewne prawa dotyczące przetwarzania Państwa danych przez firmę Nilfisk. Aby ewentualnie skorzystać z poniższych praw dotyczących Państwa danych, prosimy o kontakt z działem prawnym Grupy Nilfisk:

- Wniosek o udostępnienie posiadanych przez firmę Nilfisk Państwa danych osobowych i otrzymanie ich kopii;
- Prośba do firmy Nilfisk o skorygowanie lub aktualizację danych, jeżeli są one nieprawidłowe;
-Wniosek do firmy Nilfisk o wstrzymanie lub ograniczenie przetwarzania danych w zakresie wykonalnym podczas korygowania błędów;
                      o​​     Prawa klientów: wstrzymanie niepożądanych kontaktów lub bezpośredniej komunikacji marketingowej;
- W pewnych okolicznościach wniosek o przeniesienie danych, np. w celu przesłania danych osobowych w formacie PDF do Państwa lub przesłanie - takich danych do innego  administratora danych, jeżeli jest to technicznie wykonalne;
- Wniosek o usunięcie danych osobowych w przypadku spełnienia określonych warunków;
- Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, które wejdzie w życie w momencie jego przekazania.

Firma Nilfisk zastosuje się do tych żądań w możliwym zakresie w zależności od:

- Własnych zobowiązań w ramach przepisów i umów; 
- Własnych praktyk rejestracji, w tym przechowywania koniecznych dokumentów biznesowych; 
- Własnego interesu prawnego, w tym związanego z ewentualnymi roszczeniami prawnymi.

Wszystkie powyższe warunki mogą ograniczyć możliwość całkowitego spełnienia żądania przez firmę Nilfisk.
W przypadku pytań lub skarg związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez firmę Nilfisk można również skontaktować się z krajową instytucją ds. ochrony danych.

W przypadku pytań:

- Firma Nilfisk zbierająca i przetwarzająca dane jest administratorem danych;
- Listę odpowiednich firm z Grupy Nilfisk można znaleźć tutaj;
- W przypadku pytań dotyczących usuwania Państwa danych osobowych przez firmę Nilfisk prosimy kliknąć tutaj
- W przypadku innych pytań dotyczących Państwa danych osobowych posiadanych przez firmę Nilfisk prosimy  kliknąć tutaj;
- Agencje ochrony danych w UE, prosimy kliknąć tutaj;
-W przypadku innych pytań prosimy o kontakt z dyrektorem ds. globalnej zgodności (Global Compliance Officer) w dziale prawnym Grupy:
        Nilfisk A/S, Kornmarksvej 1, DK-2605 Brondby, Dania: gdpr.com@nilfisk.com
​​​​​​​​​
​​​​​​​​