Om te begrijpen wat efficiëntie is in de context van commercieel schoonmaken, moeten we dieper op de verschillende aspecten van efficiëntie ingaan - wat klanten zien als efficiëntie, wat de actuele factoren van efficiëntie zijn en hoe deze factoren zich zullen ontwikkelen in de toekomst.
In de loop der jaren spraken wij regelmatig met klanten over de manier hoe zij schoonmaakoplossingen kiezen. In het bijzonder, wat de reden is waarom het ene schoonmaakbedrijf verkiezen boven het andere. Het is dan ook niet verwonderlijk dat efficiëntie een veelvoorkomend thema is geweest in meerdere van deze gesprekken. Wat echter wel verrassend is geweest, zijn de verschillende manieren waarop klanten efficiëntie ervaren.
Klanten hebben het in mijn ogen over efficiëntie met betrekking tot twee grotere aandachtsgebieden: productefficiëntie, waarbij efficiëntie verwijst naar een specifieke schoonmaakmachine of -oplossing, en operationele efficiëntie, waarbij de efficiëntie van het geheel van de schoonmaakactiviteiten centraal staat.
Efficiëntie als element van de productkwaliteit
Een paar jaar geleden hebben we een onderzoek gedaan naar de vraag wat goede productkwaliteit inhoudt.Voor meer dan de helft van de respondenten was een product van 'goede kwaliteit' een efficiënt product - een product dat het werk uitvoert wat ervan verwacht wordt en dat grondig en effectief schoonmaakt.
In een ander onderzoek vroegen we klanten om een lijst te maken van de factoren die hen hielpen de keuze te maken tussen bepaalde schoonmaakbedrijven.Hier noemden de deelnemers eerst de kwaliteit van de reiniging, gevolgd door de efficiëntie van de schoonmaakoplossing.Voor de deelnemers aan deze studie waren deze factoren nog belangrijker dan de totale levensduurkosten en de aanloopkosten voor de aanschaf van een schoonmaakoplossing.
In een derde studie vroegen we de klanten naar hun frustraties in de algehele werkzaamheid met schoonmaakmachines.Zij noemden factoren als 'moeilijk in het gebruik', slechte prestaties en onbetrouwbaarheid - allemaal factoren waardoor een schoonmaakmachine het werk niet optimaal doet en minder efficiënt wordt.
Als ik naar deze inzichten kijk, is het duidelijk dat klanten efficiëntie definiëren als een product van goede kwaliteit dat doet waar het voor bedoeld is. En klanten kunnen ervoor zorgen dat ze 'goede kwaliteit' krijgen door het juiste product te kiezen voor de beoogde taak.
Operationele efficiëntie onder invloed van tijd
Voor zover het om de efficiëntie van de gehele schoonmaakactiviteiten ging, bleek uit onze klantenstudies dat er factoren zijn die voor een groot deel buiten de controle van de klant liggen.
In een onderzoek naar de problemen waarmee zij bij hun schoonmaakwerkzaamheden te maken krijgen, noemden klanten de volgende uitdagingen: continu moeten schoonmaken, schoonmaken buiten de werkuren, schoonmaken op moeilijk bereikbare plaatsen, schoonmaken als er mensen in de buurt zijn en te weinig tijd om schoon te maken.Al deze factoren belemmerden het schoonmaakpersoneel bij de efficiënte uitvoering van het schoonmaakwerk.
Ook in ons meest recente onderzoek hebben we gekeken naar de belangrijkste uitdagingen waar schoonmaakbedrijven mee te maken krijgen.Planning bleek een belangrijke uitdaging te zijn die veel tijd in beslag neemt.De deelnemers spraken over de gedetailleerde planning die nodig is om ervoor te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben om hun werk op de meest intelligente manier te doen tegen de laagst mogelijke kosten.Er wordt vooruit gepland om ervoor te zorgen dat de juiste machines en de juiste personen beschikbaar zijn voor een bepaalde taak, dat de plannen en richtlijnen bekend zijn en dat de juiste materialen en verbruiksartikelen beschikbaar zijn.
In beide onderzoeken was de tijd die de klanten beschikbaar hadden om de feitelijke schoonmaaktaken uit te voeren, van invloed op de uiteindelijke efficiëntie.Efficiëntie hield in dat er optimaal gebruik werd gemaakt van de beschikbare tijd.Met andere woorden: schoonmaakoplossingen die de klant helpen om beter te presteren binnen een kort tijdsbestek.
Hoe kun je efficiëntie verhogen?
In de lopende interacties en gesprekken met onze klanten hebben we kunnen vaststellen wat efficiëntie voor hen betekent en hoe we hen kunnen helpen om efficiënter te worden.Laten we in het kort de belangrijkste factoren onder de loep nemen die de efficiëntie beïnvloeden: personeelstekorten, kosten en de noodzaak om schoonmaaktaken binnen een korter tijdsbestek, oftewel 'venster', uit te voeren.
Personeelstekorten en de druk om de kosten laag te houden, zijn belangrijke factoren waar de branche zich maar al te zeer bewust van is.Op basis van recente inzichten zie ik ook het belang van het 'schoonmaakvenster' toenemen.Nu kantoren en faciliteiten langer open blijven - en meermaals schoonmaken per dag de norm wordt - is het voor schoonmaakpersoneel lastiger om een moment te vinden om schoon te maken waarop er geen andere mensen aanwezig zijn.
Efficiëntie als een uitkomst
De kostendruk, het tekort aan arbeidskrachten en het kleinere schoonmaakvenster zullen ook in de toekomst een grote stimulans blijven voor méér efficiëntie in de schoonmaakoplossingen en de operationele uitvoering van het werk.Bovendien ben ik van mening dat de schoonmaakresultaten in de komende jaren belangrijker gaan worden dan het schoonmaakproces zelf.
Dit houdt op zijn beurt weer in dat het schoonmaakproces flexibeler moet worden.Laten we als voorbeeld een faciliteit nemen, waar momenteel de hele dag door in het hele gebouw wordt schoongemaakt.In de toekomst zult u uw schoonmaakplan zo opstellen dat de verschillende zones binnen die faciliteit met verschillende frequenties en op verschillende tijdstippen worden schoongemaakt, afhankelijk van factoren zoals het aantal gebruikers, de drukte in de diverse gedeelten en de externe weersomstandigheden.
De efficiëntie zal worden beoordeeld op basis van het schoonmaakresultaat - door te kijken naar hoe schoon de faciliteiten zijn in plaats van hoe vaak en op welk tijdstip ze zijn gereinigd.
Bij Nilfisk putten we uit deze klantinzichten bij de ontwikkeling van onze schoonmaakoplossingen van morgen - zoals 'connected' autonome machines en digitale diensten die de klanten in staat stellen om hun schoonmaakwerk te optimaliseren.Wij zijn erop gespitst om oplossingen te kunnen bieden die voldoen aan de verwachtingen van onze klanten op het gebied van efficiëntie en die hen helpen om hun bedrijfsvoering intelligenter te maken.
Charlotte Vittrup is de Global Director Insights and Analytics bij Nilfisk.
