Kennisgeving voor onze zakenpartners:
Nilfisk en de leden van de Nilfisk Groep verzamelen en gebruiken contactinformatie over contactpersonen en andere relevante personeelsleden bij onze wereldwijde zakenpartners, alsmede relevante informatie over onze investeerders.
De door de Europese Unie (EU) ingevoerde Algemene Verordening Gegevensverwerking 2016/679 (AVG) is maatgevend voor de manier waarop Niflisk deze informatie kan en mag gebruiken. Onder de AVG wordt informatie over individuele personen persoonlijke gegevens genoemd en dit begrip wordt in de breedst mogelijke zin gebruikt: alles wat kan worden gebruikt om een individu te identificeren – een naam, een bankrekeningnummer, een foto – geldt als 'persoonlijke gegevens'. Het verzamelen, gebruiken, opslaan en delen van informatie wordt gegevensverwerking genoemd.
De AVG geldt voor elk in de EU gevestigd Nilfisk-bedrijf en voor de verwerking van persoonlijke gegevens van personen die waar ook ter wereld woonachtig zijn. Zij geldt ook voor buiten de EU gevestigde bedrijven, wanneer deze zaken doen in de EU en de persoonlijke gegevens verwerken van personen die in de EU woonachtig zijn. De AVG is niet van toepassing, wanneer een Nilfisk-bedrijf buiten de EU persoonlijke gegevens verwerkt van een persoon die buiten de EU woonachtig is.
Welk soort persoonlijke gegevens van zakenpartners verwerkt Nilfisk en waarom verwerken wij dergelijke gegevens?
Klanten, inclusief adviseurs van klanten en andere vertegenwoordigers, zoals hun advocaten:
Nifisk verwerkt de volgende soorten persoonlijke gegevens van werknemers bij onze klanten:
- Namen, functietitels en functies/rollen
- IP-adressen
- Zakelijk adres en andere contactgegevens, bijv. telefoonnummers en e-mailadressen
Wettelijke basis voor de verwerking in de AVG:
Nilfisk verwerkt deze persoonlijke gegevens om te communiceren met klanten om Nilfisk als leverancier in staat te stellen:
- Om te voldoen aan zijn contractuele verplichtingen en om zijn contractuele rechten geldend te kunnen maken;
- Om te voldoen aan wettelijke vereisten van een leverancier, bijv. rapportage aan de belastingdienst, douane, gezondheids- en veiligheidsinstanties, milieu-instanties, handhavingsinstanties en
- Om juridische vraagstukken te kunnen afhandelen die resulteren uit de zakelijke relaties.
Bovendien verwerkt Nilfisk deze gegevens, omdat het bedrijf een legitiem belang heeft bij
- Het onderhouden en verbeteren van zijn relatie met klanten om daaraan producten te kunnen leveren en diensten te kunnen verlenen, waaronder reparatiediensten en onderhoud;
- Bij de regelmatige levering van informatie aan bestaande of potentiële klanten over de producten en diensten van Nilfisk, bijv. in nieuwsberichten;
- Bij de verbetering van de functionaliteit en gebruikerservaring van de website van Nilfisk met behulp van cookies,
- Bij commerciële contacten waar niet naar gevraagd is en, met voorafgaande toestemming, de toezending van direct marketing en;
- Bij het genereren van statistieken en andere algemene, geanonimiseerde informatie om producten en diensten te verbeteren.
Nilfisk slaat uw gegevens op zolang dat vanuit operationeel en wettelijk oogpunt noodzakelijk is, waaronder:
- Tot max. 10 jaar, nadat wij voor het laatst contact met u hebben onderhouden over onze zakelijke relatie;
- Tot u ons instrueert om uw gegevens te verwijderen, wat wij zullen doen, tenzij wij verplicht zijn om gegevens te bewaren die noodzakelijk zijn voor relevante zakelijke doeleinden, zoals boekhoudkundige taken, serviceverplichtingen en juridische verplichtingen, of;
- Tot max. 10 jaar na afronding van een daadwerkelijk of potentieel juridisch geschil, waarbij de klant betrokken is.
Nilfisk verzamelt persoonlijke gegevens bij klanten, Nilfisk-medewerkers en bijv. gidsen en dataleveranciers (data brokers).
Wanneer u meer te weten wilt komen over het ontvangen van nieuwsbrieven of direct marketing, klikt u hier.
Leveranciers, waaronder hun adviseurs en andere vertegenwoordigers, waaronder advocaten:
Nifisk verwerkt de vogende soorten persoonlijke gegevens van personeel bij onze leveranciers:
- Namen, functietitels en functies
- Zakelijk adres
- Andere contactgegevens, bijv. telefoonnummers en e-mailadressen
Wettelijke basis voor de verwerking:
Nilfisk verwerkt deze persoonlijke gegevens als klant om te kunnen communiceren met leveranciers:
- Om te voldoen aan zijn contractuele verplichtingen jegens de leveranciers en om de eigen contractuele rechten geldend te kunnen maken;
- Om als klant aan wettelijke vereisten te kunnen voldoen, bijv. rapportage aan de belastingsdienst, douane, gezondsheids- en veiligheidsinstanties, milieu-instanties, handhavingsinstanties en;
- Om juridische vraagstukken uit zakelijke relaties te kunnen aanpakken.
Bovendien verwerkt Nilfisk deze gegevens om op te komen voor zijn legitieme belangen in het onderhouden en verbeteren van zijn relaties met leveranciers om producten en diensten, waaronder reparaties en onderhoud, van hen te betrekken of om dat in elke geval in overweging te nemen.
Vendor due diligence: Potentiële leveranciers die aan Nilfisk willen leveren, zijn verplicht om in het Ariba-inkoopsysteem due-diligence-vragen over hun vroegere en huidige activiteiten te beantwoorden. Deze hebben betrekking op de naleving van toepasselijke wetgevingen (legal compliance: anti-corruptie, handelsbeperkingen, concurrentiewetgeving en gegevensbescherming) en op de omgang met sociale verantwoordelijkheden van ondernemingen (corporate social responsibility - CSR). Er wordt bijv. gevraagd naar overtredingen van toepasselijke wetgevingen, waaronder handelssancties of officiële onderzoeken, en naar de naleving van CSR-voorschriften en normen.
Bovendien verwerft en verwerkt Nilfisk rapporten van externe due-diligence dienstverleners, due-diligence-rapporten over leveranciers en andere relevante zakenpartners. Deze hebben betrekking op wetsnaleving en CSR-risico's, zoals bijv. informatie over strafvervolgingen, berichtgeving in de media en de algehele publieke reputatie.
Wanneer een zakelijke relatie op gang is gekomen, monitort Nilfisk zijn zakenpartner op naleving van toepasselijke wetgeving, bijv. anti-corruptiewetgeving, en van de bepalingen in onze overeenkomst.
Due-diligence-monitoring kan de persoonlijke gegevens van belangrijke, aan zakenpartners geassocieerde personen omvatten.
De wettellijke basis voor due diligence en de bewaking van gegevensverwerking luidt als volgt:
- Nilfisk heeft een significant legitiem belang om de achtergrond van potentiële zakenpartners na te gaan, voordat er een beslissing wordt genomen om daar zaken mee te doen, en om een adequate inschatting te maken van de juridische risico's en het risico op imagoschade;
- Voor Nilfisk is het eveneens een significant legitiem belang om zich bewust te zijn van juridische risico's of een risico op imagoschade als gevolg van inbreuken op toepasselijke wetgeving, gedragsnormen of contractuele verplichtingen door een zakenpartner;
- Contracten met zakenpartners omvatten verplichtingen met betrekking tot wetsnaleving en gedragswijzen; en
- Nilfisk moet op de hoogte zijn van de juridische risico's die kunnen resulteren uit de achtergronden van een zakenpartner en lopende zaken in diens relatie met Nilfisk met betrekking tot potentiële of daadwerkelijk juridische claims, waaronder claims van handhavingsinstanties en andere overheidsdiensten, bijv. anti-corruptie, handelssancties en concurrentiewetgeving.
- De voorgenoemde belangen hebben een hogere prioriteit dan de privacybelangen van een individuele persoon. Due diligence-informatie die van derden afkomstig is, wordt behandeld als vertrouwelijke informatie die alleen toegankelijk is voor medewerkers en externe adviseurs, bijv. juridische adviseurs, op need-to-know basis.
Nilfisk slaat uw gegevens op zolang dat vanuit operationeel of juridisch oogpunt noodzakelijk is, waaronder:
- Tot max. 10 jaar, nadat wij contact hebben onderhouden in het kader van een zakelijke relatie;
- Tot het moment waarop u ons instrueert om uw gegevens te verwijderen, wat wij zullen doen tenzij wij verplicht zijn om gegevens te bewaren die noodzakelijk zijn voor relevante zakelijke doeleinden, bijv. voor boekhoudkundige doeleinden, onderhoudsverplichtingen en wettelijke verplichtingen (OPM.: verwijdering van uw gegevens kan inhouden dat onze zakelijke relatie eindigt, omdat wij niet langer contact met u kunnen opnemen), of:
- Tot max. 10 jaar na afhandeling van een daadwerkelijk op potentieel juridisch geschil waarbij de leverancier betrokken is.
Nilfisk krijgt persoonlijke gegevens van leveranciers en Nilfisk-personeel.
Andere zakenpartners, bijv. adviseurs, consultants, agenten, potentiële partners:
Nilfisk verwerkt persoonlijke gegevens voor deze derden op dezelfde manier als het bedrijf doet voor klanten en leveranciers, en voor dezelfde commerciële, contractuele en wettelijke doeleinden. Zoals voorgeschreven in de toepasselijke wetgeving, zijn bepaalde belangrijke adviseurs opgenomen in een 'insider-lijst' van personen die kennis hebben van gevoelige zakelijke informatie over/van Nilfisk.
Delen en overdracht van gegevens:
Nilfisk deelt gegevens over zakelijke partners op een need-to-know basis binnen de Nilfisk-organisatie en met bepaalde gegevensverwerkers.
Klanten: Uw gegevens zullen over het algemeen beschikbaar zijn op de volgende locaties binnen Nilfisk:
- Uw eigen land
- De EU
- De Verenigde Staten
- India
Nilfisk zal uw persoonlijke gegevens ook delen met externe dealers van zijn producten in uw regio, zodat deze contact met u kunnen opnemen om eventueel zaken te doen. U kunt ervoor kiezen om deze service te weigeren, om u uit te schrijven klik hier.
Leveranciers, andere zakenpartners: Uw gegevens zijn toegankelijk voor alle Nilfisk bedrijven over de hele wereld en voor relevante externe zakenpartners, tenzij iets anders overeengekomen is. U kunt de lijst van landen hier inzien.
Algemeen: Nilfisk zal relevante gegevens naar behoefte delen met externe partijen die de Nilfisk-activiteiten ondersteunen, bijv. op het gebied van accounting, logistiek, verzekeringen, kwaliteitscontrole, vebetering van producten en diensten en de beoordeling van de loyaliteit van klanten.
Nilfisk verzendt naar behoefte data naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EEA) of maakt deze toegankelijk voor partijen uit dergelijke landen waarbij de standaard EU-datatransferovereenkomsten met de data-ontvangers worden gesloten. Dit betreft wereldwijde Nilfisk-bedrijven, dataverwerkers en bedrijven die communicatiediensten en andere diensten verlenen. De landen buiten de EER waar gegevens naartoe worden verzonden of van waaruit men via Cloud-systemen toegang tot gegevens krijgt: LIJST LINK
Beleggers:
In overeenstemming met de Deense wetgeving en de door de NASDAQ gehanteerde regelgeving houdt Nilfisk een aandeelhoudersregister van alle beleggers bij, inclusief de door de individuele belegger opgegeven naam, adres, titel, contactgegevens en het aandelenaccountnummer.
De gegevens worden verwerkt door een externe gegevensverwerker en een klein aantal Nilfisk-medewerkers in Treasury en Group Legal heeft toegang tot dit register. Enkele dagen nadat een Nilfisk-aandeelhouder zijn/haar aandelen van de hand heeft gedaan, worden de gegevens verwijderd.
Individuele beleggers die aandeelhoudersvergaderingen willen bijwonen, informeren de gegevensverwerker van Nilfisk over hun namen en de namen van hun gasten. Deze gegevens en de registratienummers voor de deelnames worden door de verwerker gedurende een periode van maximaal 5 jaar opgeslagen en daarna verwijderd. Beleggers kunnen onder hun naam en e-mailadres ook aan de driemaandelijkse webinars deelnemen en die gegevens worden ten laatste vijf jaar na de sessie verwijderd. In beide gevallen hebben alleen Nilfisk-medewerkers die bij deze evenementen betrokken zijn, toegang tot deze gegevens.
Nilfisk University:
personen die een aanvraag voor cursussen voor Nilfisk-producten via de Nilfisk University (NU) indienen, verlenen door het feit dat zij zich inschrijven toestemming voor de verwerking van bepaalde gegevens in verband met de toelating, training, toetsing en evaluatie. Hun data zijn toegankelijk voor de Nilfisk-medewerkers die betrokken zijn bij de training en administratieve afhandeling, en bij relevante externe gegevensverwerkers in de EU, VS en India, alsmede hun eigen werkgevers die Nilfisk-klanten kunnen zijn. Verdere details over de gegevensverwerking zijn de vinden op de toelating en andere NU-materialen.
Uw rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens.
De AVG verleent, indien van toepassing, bepaalde rechten met betrekking van de verwerking van gegevens door Nilfisk. Neem contact op met de juridische afdeling van de Nilfisk Group, wanneer u zich op een van de onderstaande rechten, indien van toepassing, wilt beroepen met betrekking tot uw gegevens:
- Uw recht om toegang te verlangen tot de persoonlijke gegevens die Nilfisk over u heeft en om een kopie daarvan te ontvangen.
- Vraag Nilfisk om uw gegevens te corrigeren of te actualiseren, wanneer onze informatie onjuist is.
- Het recht om van Nilfisk te verlangen dat de verwerking van uw gegevens voor zover mogelijk gestopt of beperkt wordt, terwijl fouten gecorrigeerd worden.
o Eveneens voor klanten: het stoppen met contactopnames waar niet om gevraagd is, of met direct marketing communicaties.
- Het recht om onder bepaalde omstandigheden de overdraagbaarheid van gegevens te verlangen, bijv. door de beschikbaarstelling van uw persoonlijke gegevens in een PDF (machinaal leesbaar) of door die gegevens naar een andere data controller te sturen, als dat technisch mogelijk is.
- Het recht om verwijdering van uw persoonlijke gegevens te verlangen, als aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.
- Het recht om uw toestemming voor de verwerking van persoonlijke gegevens te herroepen met ingang van het moment waarop de herroeping kenbaar wordt gemaakt.
Nilfisk zal voor zover mogelijk aan uw verzoeken voldoen, onder voorbehoud van:
- Eventuele wettelijke of contractuele verplichtingen,
- Eventuele archiveringswerkwijzen, inclusief de vereiste bewaarperiodes voor zakelijke documenten
- Eventuele juridische belangen van Nilfisk, bijv. met betrekking tot mogelijke juridische claims.
Al deze zaken kunnen het voor Nilfisk slechts beperkt mogelijk maken om volledig aan uw verzoek te voldoen.
U kunt ook contact opnemen met uw nationale instantie voor de privacybescherming met vragen of klachten over de verwerking van uw persoonlijke gegevens door Nilfisk.
Als u vragen heeft:
- Het Nilfisk-bedrijf dat uw gegevens verzamelt en verwerkt is de verantwoordelijke (data controller)
- De lijst van relevante Nilfisk-bedrijven vindt u hier
- Mocht u vragen hebben over de verwijdering van uw persoonlijke gegevens bij Nilfisk, klik dan hier.
- Heeft u andere vragen over uw persoonlijke gegevens bij Nilfisk, klik dan hier.
- Voor EU-instanties voor de privacybescherming klikt u hier.
- Neem voor andere vragen contact op met de Global Compliance Officer in Group Legal:
Nilfisk A/S, Marmorvej 8, DK-2100 Copenhagen Ø, Denemarken: gdpr.com@nilfisk.com
LANDEN BUITEN DE EU, IJSLAND, LICHTENSTEIN EN NOORWEGEN WAARNAAR PERSONEELSGEGEVENS VERZONDEN KUNNEN WORDEN OF WAAR DEZE TOEGANKELIJK ZIJN VIA CLOUDSYSTEMEN
NAAST LANDEN WAAR GEGEVENS VERWERKT KUNNEN WORDEN BIJ EEN NILFISK ENTITEIT, STAAT EEN (N)
NAAST LANDEN WAAR GEGEVENS VERWERKT KUNNEN WORDEN DOOR EEN DERDE PARTIJ, STAAT (TP)
Argentina (N)
Australia (N)
Brazil (N)
Canada (N)
Chile (N)
China, including Hong Kong, Macau and Taiwan (N)
India (N) (TP)
Japan (N)
Republic of Korea (South Korea) (N)
Malaysia (N)
Mexico (N)
New Zealand (N)
Peru (N)
Russia (N)
Singapore (N)
Switzerland (N)
Thailand (N)
The United Kingdom
Turkey (N)
United States (N)
Vietnam (N)
* EU countries: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Germany, Greece, Hungary, Ireland, Italy, Latvia, Lithuania, Luxemburg, Malta, Netherlands, Poland, Portugal, Romania, Slovakia, Slovenia, Spain and Sweden.
